Derfor skal din næste ERP-løsning være en cloud-løsning

Et af de helt store spørgsmål i øjeblikket er, om du skal vælge cloud eller on-premise. Vi har gravet lidt dybere og prøver at redegøre for, hvilke elementer du bør være opmærksom på – så du kan træffe den rigtige beslutning for din virksomhed. Vi har taget udgangspunkt i Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, for at kunne give dig så konkret viden som muligt.

Lad os starte i det små. Hele diskussionen omkring valget mellem cloud vs. on-premise er blandt andet bygget på forskellige tilgange til omkostningsstrukturen, varetagelse af it-infrastrukturen og standardisering. De forskellige elementer vil vi komme tilbage til senere i denne artikel.

Hvad du til at starte med helt konkret skal vide er, at den største forskel på cloud og on-premise er hvem der drifter dit system. På en cloud-løsning ’hoster’ Microsoft selv systemet, mens du ved en on-premise-løsning selv har ansvaret – hvad enten løsningen administreres af din egen it-afdeling eller hostes hos en partner.

Lad os lige træde et skridt tilbage og gennemgå hvorfor denne snak er vigtig.

Når du skal vælge et nyt ERP-system, er en af de mest kritiske faktorer for din beslutning, hvorvidt du skal vælge en on-premise eller cloud-løsning. Både en on-premise og en cloud-løsning kan være fremragende valg for din virksomhed – det kommer nemlig helt an på omstændighederne. Når du først forstår disse valg og de fordele de hver især kan tilbyde din virksomhed, vil styrken af din ERP-løsning kunne løfte virksomheden til nye højder.

At udvælge det rette ERP-system og dermed dets it-infrastruktur er nemlig en helt essentiel del af din forretning og dermed de muligheder du vil have fremover. Det rette system kan føre til både store besparelser og nye forretningsmuligheder, mens et forkert valg af system omvendt kan resultere i større tab og tab af konkurrenceevne.

Hos Datacon har vi igennem mere end 30 år arbejdet med implementeringer af ERP-systemer i både små og store virksomheder, og derfor ved vi, om nogle, hvor vigtigt det er at vælge et ERP-system, der passer til dit behov. I denne artikel tager vi dig med på rejsen, så I kan træffe en god beslutning på et oplyst grundlag.

Lad os tage det ét element ad gangen.

DRIFT

Den primære forskel imellem en on-premise-løsning og en cloud-løsning på Dynamics 365, er hvem der drifter dit ERP-system. På en cloud-løsning er det Microsoft, mens du eller din partner gør det på on-premise. Det betyder i praksis at du på en cloud-løsning slipper for driftsfunktioner som:

• Anskaffelse og drift af økonomisk tunge servere
• Back-up
• Sikkerhed

Alt dette sørger Microsoft for, og det er dermed en væsentlig faktor i det samlede regnskab. Med en on-premise står du modsat for al varetagelsen selv. Særligt indkøbet af servere og dertil hørende licenser som Windows Server, SQL Server etc., er en stor post og er afgørende for hvilken løsning der er mest hensigtsmæssig.

Har du eksempelvis lige indkøbt en række nye servere, er du måske lidt mindre tilbøjelig til at skifte til en cloud-baseret løsning – da du jo lige har foretaget en stor investering i at holde en it-infrastruktur kørende, og derfor helt naturligt vil føle dig mere forbundet til at skulle køre dette i de næste år.

Står du alligevel overfor at skulle udskifte alt din hardware, er din holdning til cloud nok en anden.

PRIS

En af de andre helt store forskelle i cloud vs. on-premise, er omkostningsstrukturen. On-premise benytter den vante omkostningsstruktur, hvor du betaler en relativt høj initiel investering upfront og en mindre årlig licensværdi.

Cloud derimod, adskiller sig ved at være abonnementsbaseret, hvor du betaler et månedligt gebyr for at bruge platformen. Dette gebyr er noget højere end din løbende licensomkostning på on-premise, men du slipper samtidig for at lave en større investering til at starte med, da denne investering i stedet er delt ud på dine månedlige betalinger. Herudover slipper du på cloud-løsningen for de løbende driftsomkostninger til indkøb af hardware, faciliteter, sikkerhedsforanstaltninger, interne it-medarbejdere etc.

Man kan derfor sige, at adgangsbarrieren er væsentlig lavere på en cloud-løsning, hvilket også er en af de største årsager til dens massive udbredelse. Lidt på samme måde, som vi har set det med leasing af biler.

Og apropos leasing, er dette netop, hvad cloud er. På en cloud-løsning lejer du et antal brugere pr. måned, mens du på en on-premise køber adgangen til disse brugere. Det gør også en cloud-løsning væsentlig mere fleksibel, da den er mere skalérbar. Du kan nemlig både justere op og ned på antallet af brugere. Du betaler as-you-go, og kun for det du har brug for lige nu. Derfor kan du nemt og hurtigt skalere op eller ned, i takt med virksomhedens vækst eller ved sæsonbestemte spidsbelastninger – og skal altså ikke ud at investere i mere hardware, for at kunne håndtere en større systembelastning.

Dette gælder kun for cloud, da du her lejer licensen (adgangen) til brugerne, men ikke for on-premise, hvor du køber licensen.

Det er ikke muligt generelt at sige hvilken løsning, der er mest rentabel for alle virksomheder. Det afhænger af en række forskellige parametre, som man skal være opmærksom på, såsom ens nuværende hardwaresituation, interne it-ressourcer og fleksibilitetsbehov ifht. brugeradgang (fx hvis din virksomhed er meget sæsonpræget).

Man kan imidlertid sagtens foretage en vurdering fra kunde til kunde på, hvad der vil være mest rentabelt ved i praksis at kortlægge de nævnte parametre. Først og fremmest vurderer man imidlertid ikke kun, hvad der er billigst, men hvad der rent faktisk er muligt. Her kan faktorer som lokale netværksforhold, interne firmapolitikker og særlige lovkrav også spille en rolle.

SIKKERHED

Forskellen på sikkerheden i henholdsvis cloud og on-premise, er hvem der drifter systemet. Hvis du vælger cloud, og dermed Microsoft til at drifte systemet, er det også Microsoft, der står for sikkerheden. Microsoft har designet Dynamics 365 til at optimere sikkerheden af dine data, heriblandt at leve fuldt op til de centrale krav i GDPR.

På on-premise er du derfor selv ansvarlig for datasikkerheden, eksempelvis back-up og kryptering af data. Her skal du igen overveje, om du stoler på Microsoft eller mener, at dine data er mere sikre hos dig selv. Det er ikke alle virksomheder, der ønsker at lade andre være ansvarlig for deres sikkerhed, men er du nødvendigvis bedre rustet selv – dvs. bedre end Microsoft?

PERFORMANCE

Forskellen på performance på cloud og on-premise er, ligesom omkring sikkerhed, at Microsoft styrer performance på en cloud-løsning, mens du selv varetager det på en on-premise-løsning. På on-premise kan performance i teorien variere fra virksomhed til virksomhed, da du naturligvis selv kan bestemme, hvor meget hardware du køber til at understøtte dit system.

På cloud-løsningen er det Microsoft, der varetager performance, da de drifter systemet og derved opstiller kriterier for, hvordan systemet skal køre. Du kan imidlertid sagtens købe dig til mere performance hos Microsoft, og derved vil du i praksis have de samme muligheder som på en on-premise-løsning.

Man skal, ligesom på sikkerhedsfronten, stille sig det spørgsmål: Kan jeg gøre det bedre end Microsoft? Kan jeg internt sikre en performance, som Microsoft ikke er i stand til? Og i så fald, er det stadig rentabelt? Igen kan netværksforbindelsen spille en væsentlig rolle – mere om dette i næste afsnit.

NETVÆRKSADGANG

Både cloud og on-premise er netværksdrevet. Den store forskel er imidlertid, at du på cloud er afhængig af en stabil og tilstrækkelig hurtig adgang til Microsofts datacenter, mens du på on-premise kun er afhængig af kvaliteten af netværksadgangen lokalt og til andre eventuelle virksomhedslokationer. Derfor kan en on-premise-løsning være hensigtsmæssig eller direkte påkrævet i områder med ustabil internetadgang.

Hvis Retail-delen af Microsoft Dynamics 365 anvendes, har man dog mulighed for at køre decentrale butikslokationer offline i kortere eller længere perioder.

SPECIALTILPASNING

En af Microsofts tanker bag den nye Dynamics 365 er, at sikre dig en enklere proces omkring fremtidig opgradering. Derfor er det nu slut med at gennemkode dit system. I stedet tilpasses Dynamics 365 via såkaldte ’extensions’, separate udvidelsespakker, uden at ændre i standardkoden.

Det er stadig muligt at lave en specialtilpasset løsning til din virksomhed, men som en tilføjelse til koden og ikke som en direkte ændring i koden, som vi kender det i dag. Faktisk kan rigtig mange aspekter af Dynamics 365 tilpasses – forskellen fra tidligere versioner er måden disse tilpasninger programmeres på. Der er dog enkelte elementer, såsom på brugergrænsefladen, hvor man skal overholde en række regler ifht. tilpasning. Dette sikrer imidlertid et mere standardiseret udseende og en ensartet brugeroplevelse, der ser pænt ud på alle devices – og gør det samtidig nemmere at vedligeholde.

Derfor har du som udgangspunkt mange af de samme muligheder for specialtilpasning, som ved tidligere versioner af Microsoft Dynamics AX.

INTEGRATION

En cloud-løsning gør det nemmere at integrere andre applikationer, fordi Microsoft allerede har skabt værktøjerne til at connecte dem via eksempelvis Common Data Service funktionen og BYOD i cloud. Da disse værktøjer indtil videre kun er i cloud-løsningen, kan det derfor være både mere besværligt og dyrere at gøre det på on-premise.

FUNKTIONALITET

Funktionaliteten på henholdsvis cloud og on-premise er i det store hele den samme. Nogle cloudteknologier kan imidlertid ikke anvendes på on-premise uden egne tilretninger og integrationer – eksempelvis Microsoft Flow, PowerApps og Machine Learning. Herudover er Power BI ikke en del af on-premise, men skal tilkøbes.

MOBILITET

Mobility vinder frem i alle brancher, og det betyder også, at dit ERP-system ikke kun bør være tilgængelig fra desktop. Dette er helt essentielt for den nye generation af medarbejdere – og er derfor en vigtig fremtidssikring af dit ERP-system. Hvad angår adgang fra andre devices (mobiler og tablets), har du de samme muligheder på en on-premise-løsning, som på en cloud-løsning.

FREMTIDIG OPGRADERING

Som beskrevet tidligere, medfører den nye tilpasningsstruktur, at du slipper uden om den svære og dyre opgradering i fremtiden. Opgraderinger skal nemlig ikke gennemgå en lige så stor analyse før implementering, hvorfor din ERP-platform kan holdes opdateret med den nyeste software, uden at du skal lave større investeringer. Det sikrer dig samtidig en signifikant levetidsforlængelse af din ERP-løsning.

Ved fremtidig opgradering står du som udgangspunkt i samme situation, hvad enten du vælger en cloud- eller on-premise-løsning. Hvis du kører on-premise, er det derfor vigtigt, at din it-afdeling (hvad enten den er intern eller outsourcet), formår at vedligeholde din applikation ordentligt, så du ikke er flere skridt bag Microsofts opdateringer. Det vil i så fald betyde, at du vil få mindre ny funktionalitet ud af dit ERP-system.

Fælles for begge løsninger er imidlertid, at du med Microsoft Dynamics 365 har valgt en platform, der gør det enklere og hurtigere for dig at opgradere din løsning i forhold til tidligere, da ændringer til systemet sker via de omtalte extensions – dvs. funktioner, der ligger ved siden af det faste kernesystem. Opgradering sker derfor både hurtigere og billigere, og sikrer, at du altid er opdateret med de nyeste funktioner.

OPSUMMERING AF FORSKELLE:

HUSK!

Da verden i dag er præget af store forandringer og mange nye muligheder, er valget af it-infrastruktur ikke længere alene et spørgsmål om at understøtte virksomhedens forretningsprocesser via stabilitet og sikkerhed, men af afgørende betydning for jeres fremtidige innovationshastighed og tilpasningsmuligheder. Evnen til hurtigt at kunne tilpasse sig er en vigtig faktor for alle virksomheder, og med den rette it-infrastruktur får du derfor de bedste forudsætninger for at udvikle din forretning.

Hos Datacon foretrækker vi Cloud. Det mener vi, som udgangspunkt giver de bedste forudsætninger for digitalisering og innovation – både nu, og i fremtiden. Hvad du skal vælge, er imidlertid helt op til dig, afhængig af hvilke behov du genkender bedst. Hos Datacon er vi nemlig også fuldt bevidst om, at vi er til for vores kunder, og at ikke alle kunder har de samme behov – derfor tilbyder vi både cloud og on-premise. Ganske enkelt, fordi begge løsninger kan være gode valg – alt afhængig af dine omstændigheder. Sammen skal vi nok finde den helt rigtige løsning til din virksomhed.

KONTAKT OS FOR YDERLIGERE INFORMATION

Hos Datacon sidder vi altid klar til at hjælpe dig med at finde det rigtige ERP-system til din virksomhed.

Kontakt os i dag enten via telefon eller e-mail, og lad os hjælpe dig med at træffe det rigtige valg for din virksomhed.