Bedre redskab, bedre analyse, bedre overblik

”Vi kan ikke levere en vare, når den er på et skib midt i Det Indiske Ocean på vej fra Kina.”

Sådan beskriver Kaj Schougaard, IT and Supply Chain Assistant ved Interstil, en af dataudfordringerne for den danske møbelvirksomhed, der får produceret møbler i Kina, som sælges i store dele af verden.

Dygtige folk, der kan forstå systemerne og forklare, hvad de vil have med et stort commitment, er kernen i at få sådan et projekt til at lykkes. Det skaber stolthed og ejerskab at være med til at sætte sit præg på udviklingen og at få systemet til at virke, vurderer Max Schaumann Thomsen: ”De har nikket ’ja’ til hver detalje og sagt, ’sådan gør vi’. Alle har bakket fantastisk godt op og ageret som superbrugere, kommet med indspark og arbejdet seriøst med i projekterne, når vi skulle ændre
tingene. Og så er det en kæmpe fordel, at vi har haft Kaj (Schougaard) som en fri ressource til den tekniske del og som oversætter til programmørerne.”

I forbindelse med udskiftning af virksomhedens ERP-system, blev hver sten vendt, så man derved kunne være sikker på at få en fremtidssikker løsning, der optimalt ville understøtte denne
forretningsmodel: ”Vi køber varerne og lægger dem på lager otte uger før, vi reelt får dem på hylderne. Det vil sige, at vi har været nødt til at udvikle en måde, hvorpå vi kan se disse varer,” siger Kaj Schougaard.

Datadrevet virksomhed

Datamæssigt var det én af de ting, det gamle system ikke kunne løfte, og derfor var der i ledelsen bred enighed om, at få det udviklet i det nye Microsoft Dynamics AX 2012, leveret og implementeret
af Datacon. Interstils ERP-system gik i luften medio 2016 (i Danmark og Kina) med endnu flere branchespecifikke tilretninger, inklusive løsningen på den konkrete varelager-udfordring, og var endvidere udstyret med et bedre styreredskab i form af et BI-værktøj (business intelligence), der i fremtiden skal være med til at løfte Interstil til en datadrevet virksomhed.

Interstil er en danskejet møbelvirksomhed med hovedkontor i Danmark og to datterselskaber i henholdsvis Sverige og i Kina. I 2014 da virksomheden blev en del af Jysk-koncernen, udarbejdede man en ’One Company Strategy’, der blandt andet skulle bane vejen for ensretning internt i møbelkoncernen.

Revet verden ned og bygget op på ny

”Ved at vi i bund og grund har revet verden ned og bygget den op på ny, har vi fået meget større indsigt i, hvor tallene kommer fra. Det er en rigtig stærk ting i dette projekt. Før i tiden kunne man sidde med nogle rapporter og undre sig over, hvordan tallene kom frem,” fortæller Kaj Schougaard. Via BI-løsningen præsenterer Interstil nu medarbejderne for færre data, og det bliver enklere at
forstå resultatet af analyser, der er nøje tilpasset den enkelte medarbejder/afdeling. Det er et positivt tiltag med mere simple rapporter, som også gør det lettere at introducere nye medarbejdere
til systemet, mener Interstils Supply Chain Manager, Peter Weiss Borgen: ”Med BI-værktøjet er det blevet mere brugervenligt. Vi har fået et bedre redskab, et bedre overblik og bedre analyser,” siger han.

Fra uoverskuelige regneark til møbelverden-specifikke tal

80 procent af Interstils business intelligence var tidligere i pivoter, hvilket betød mange tal i regneark med 40 felter, som man kunne trække rundt og sortere på. BI-løsningens frontend giver analyser, der er sat op, så der højest er to eller tre kriteriefelter at vælge i mellem, ellers vises de relevante tal med det samme. ”Og det giver os et godt billede på, hvad vi kan forvente, der sker i fremtiden,” siger Kaj Schougaard.

Det gamle ERP-system leverede i mange år loyalt detaljerede og omfattende rapporter, der var baseret på friske, opdaterede tal, men det var svært at fejlsøge på tallene – hvordan de var fremkommet, havde hovedparten af medarbejderne ikke en ærlig chance for at fi nde ud af. I det nye setup er der et større datagrundlag, og med en mere brugervenlig frontend er det lettere at gennemskue og forstå nøgletallene, uden at man nødvendigvis skal være hårdkogt taljonglør.

”Nu er det tydeligt og klart. Og det er møbelverden-specifik,” siger Kaj Schougaard og fremhæver et konkret branchebehov, der går på at kende dækningsbidraget på en ikke-realiseret ordre. ”Der ligner vi ikke ret mange andre brancher. Derfor har jeg sammen med tre kolleger arbejdet på at udvikle netop dette nøgletal, og nu har vi et sikkert billede af dækningsbidraget på fremtidige ordrer.”

Bedre samarbejde

Det frigiver ressourcer at opnå transparens, så alle kan få kendskab til de faktiske tal. I sidegevinst skaber det et tillidsfuldt fundament for det gode arbejdsmiljø på tværs af virksomhedens afdelinger
– ”nu kan vi bedre forklare en medarbejder i salg, der sidder med mange bolde i luften og har kontakt til såvel indkøb og kunde som leverandør, hvordan dækningsbidraget er blevet til, og hvorfor det i givet fald ikke er som forventet.” Med troværdige øjebliksbilleder af virksomhedens tilstand får alle medarbejdere på én gang bedre indsigt og større viden omkring hele værdiflowet i virksomheden. Og en del af dette sørger Interstils AX-ansvarlige, Kaj Schougaard, selv for, idet der fra ledelsens side er en klar holdning til at styrke kompetencerne internt i organisationen, hvor det er muligt: ”Når alle kuberne er defineret, kan vi selv lave udtræk og rapporter. Jeg laver SQL-koder (programmering) og simple ændringer i kuberne. Det giver besparelser på længere sigt, at vi har denne ressource i huset.”

En løbende proces

”Dette er vejen til at få knivskarpe rapporter, der fortæller os, hvad vi skal reagere på, i stedet for at skulle agere i et uoverskueligt regneark, hvor man selv skal fi nde det, man skal reagere på,” konkluderer CFO ved Interstil, Max Schaumann Thomsen, der samtidig er bevidst om, at der stadig er afdelinger, som foretrækker en masse tal, de kan se på og arbejde med. At gå fra omfattende regneark med store talmængder man kan boltre sig i til at måtte tage til takke med få udvalgte nøgletal, kan for nogle være en voldsom kulturændring. Det er en løbende proces, mener CFO’en og giver sit eget view på projektet fra helikopterperspektiv: ”Vi har fået automatiseret en masse af vores nøgletal, som betyder, at alle nu kan få de præcise tal, de har brug for, uden at skulle bruge tid på selv at dykke ned i rapporterne. Analyseværktøjet er gjort langt mere brugervenligt, hvilket giver os fl ere variationsmuligheder og gør, at vi fremover kan kombinere tallene bedre, er min vurdering. De væsentligste analyser konsolideres i vores dashboard, som er vores måling på, hvorledes vi drifter vores virksomhed.