Fra skræddersyet Concorde XAL til Microsoft Dynamics AX 2012 med udviklingspotentiale

Når man igennem flere år har udviklet og tilpasset it-systemet til sin virksomhed, i en sådan grad at det leverer præcis det, man ønsker, kan det være op ad bakke at skulle skifte til nyt. Og havde det ikke været teknologien, der havde sagt stop for Concorde XAL, var det næppe blevet udskiftet, som det blev pr. 1. juni 2016 hos Interstil A/S i Horsens.

”4 til 5.000 udviklingstimer har vi investeret i vores XAL-system,” siger CFO Max Schaumann Thomsen, Interstil, og forklarer, at der således i organisationen er opbygget en solid erfaring og klar holdning til krav til det fremtidige ERP-system – ”Egentlig gik vi efter et ’as it is-setup’, der praktisk kunne understøtte vores dagligdag, inklusive flest mulige forbedringer hvor det lå naturligt i systemet.”

Første faktura holder stadig

Sådan tog scenariet sig ud tilbage i 2014: XAL er ikke længere teknisk driftssikker, der er ingen vej tilbage, og arvtageren bliver udpeget til at være en Microsoft Dynamics AX 2012. Ledelsen bakker hundrede procent op om beslutningen, og de nødvendige ressourcer herunder 14 superbrugere afsættes til at gennemføre it-projektet. Her bliver IT and Supply Chain Assistant ved Interstil, Kaj Schougaard, tilkoblet på fuld tid i en treparts-implementeringsorganisation bestående af 1: Datacon, der leverer og implementerer AX’en. 2: To tidligere konsulenter, som igennem cirka 10 år har deltaget i udvikling og tilpasning af XAL-løsningen samt 3: Interstils medarbejdere.

Max Schaumann Thomsen peger over på væggen, hvor den allerførste AX-faktura hænger – flot indrammet.

”Fra dag ét stemmer lageret, vores vareforbrug stemmer, sådan nogle helt basale ting, man hører, kollapser for andre. Vi har fået et godt system, der fungerer – og jeg er glad for, at jeg den første dag fik leveret en korrekt faktura, og at den stadig holder. Det er jeg meget tilfreds med.”

One Company Strategy

Interstil er en danskejet møbelvirksomhed med egen kollektion, designet af såvel egne som eksterne designere og primært produceret i Kina. Hovedkontor og lager er placeret i Horsens, hvor virksomheden beskæftiger 60+ medarbejdere. Dertil kommer datterselskaber i henholdsvis Eslöv, Sverige og East Asia Office i Shenzhen, Kina. East Asia Office står for styring af østasiatiske møbelleverandører, indkøb og forsendelse til lageret i Danmark samt direkte forsendelse worldwide.
I forbindelse med at Interstil i 2014 blev en del af Jysk-koncernen, blev den tidligere decentrale strategi omformuleret til en såkaldt ’One Company Strategy’ med blandt andet det formål at skabe ensretning internt i Interstil. ”Meget var forskelligt selskaberne i mellem, selv varenumrene,” fortæller Max Schaumann Thomsen om baggrunden for strategien og centralisering i Danmark.

Et system, der understøtter forretningen bedst muligt

Øvelsen var blandt andet nænsomt at operere det gamle slidte XAL-hjerte ud af organisationen og erstatte det med et nyt, sikkert, slidstærkt og fremtidssikret ERP-system. Herunder med krav til mulighed for EDI-integration og webshop. Koncern CEO ved Interstil, Henrik A. Henriksen, forklarer, at AX’en først og fremmest skulle tilpasses møbelvirksomhedens virkelighed, som XAL-løsningen over årene var blevet det, men at det samtidig var en afklaringsproces med det mål at finde ind til, hvad det gav mening at investere yderligere i. ”Måske har det grebet om sig, men det har også gjort, at vi har fået et rigtig godt resultat. Efter den forventede hektiske opstart, hvor tre til fem mand fra Datacon permanent var her i huset, er der kommet ro på hverdagen, hvilket har medført, at vi udvikler på vores procedurer og rapporteringer, så vi kan effektivisere vores hverdag,” lyder det fra direktøren.

En smule kaos var forventet, er Max Schaumann Thomsen enig i, og han kalder ERP-skiftet for en smidig proces: ”Med fokus på alle de andre tilpasninger og forandringer vi har tilvalgt, tror jeg, der har været rigtig godt styr på det. Vi har fundet fejl undervejs, har lavet nogle fejl, men har ikke haft en katastrofe. Det vil sige, såkaldte ’major-fejl’ har vi været forskånet for. Ved første lagercheck efter
implementering havde vi en normal kolliafvigelse på 18 kolli ud af 172.000 kolli!”

Medvirkende til, at det omfattende it-projekt er kommet i mål, er et stort engagement fra medarbejderne, tilstrækkelige økonomiske ressourcer, en god portion jordbundethed, en detaljeret projektplan og realisme omkring deadlines. I organisationen har der været bred enighed om ikke at gå i luften med et halvfærdigt projekt. Derfor blev Danmark og Kina sat i drift 1. juni 2016, cirka et halvt
år efter den oprindelige plan. Sverige yderligere et år efter, den 1. juni 2017. ”En god oplevelse med Datacon-konsulenterne var, at de var enige med os i de mange tilretninger, fordi forretningen bedst
bliver understøttet på den måde,” siger Kaj Schougaard.

Smidig synkronisering fra salg til indkøb

Supply Chain Manager ved Interstil, Peter Weiss Borgen, nikker samstemmende og fremhæver i den sammenhæng elementer inden for salg og indkøb, der er blevet lettere blandt andet i kraft af, at systemet er webbaseret med en intuitiv opdeling i en salgsdel og en indkøbsdel samt god årsagsstyring på indkøbssiden.

Salgsordrer vedligeholdes i Danmark, og indkøbsordrer har man ansvaret for i Kina. Tidligere foregik al håndtering fra ordre til levering via mails mellem de involverede parter: ”Tidsmæssigt er det på disse ordrer, hvor containere bliver afhentet af kunden i Kina, en kæmpe fordel for os. Fra salgsordren bliver placeret, til den ligger ved leverandøren, som skal bekræfte tilbage, har man langt færre klik og berøring med sagen end tidligere. Det er noget af det, der har hjulpet os rigtig meget.”

”Vi har fået en masse nye funktioner, der gør det nemmere at synkronisere fra salgsordre til indkøbsordre. Der er en gevinst i, at procestiden og fejlrisikoen, fra tastet salgsordre til den ryger ud til kunden, er reduceret.”

Én virksomhed – et sæt koder – ét sprog

Når der i dag sker en ændring i en ordre, bliver der givet besked om, at den skal have en årsagskode. Medarbejderen får i samme forbindelse en række default-koder at vælge imellem – her kan det
eksempelvis være forsinkelse med årsagskode ’production capacity’, der vælges. ”Nu arbejder man derved i ét sæt koder, som alle i virksomheden kan forstå. Det giver et godt overblik over selve ordren.” Peter Weiss Borgen mener, at netop årsagskoder på indkøbssiden er et plus, idet de giver mulighed for at trække statistik og derved opnå større indsigt i ændringer på ordrer.

Alle indkøbsordrer har i dag en klar historik. Fra en ordre er tastet, til den er faktureret, fremgår det klart og tydeligt, hvem der har foretaget ændringen, hvilken dag det er ændret, og hvad det er ændret fra og til. ”Det kalder man extended logging. En effektivitetsforbedring der hænger sammen med den strømlinede synkronisering,” påpeger Peter Weiss Borgen.

Man nøjes ikke med ét sæt koder. Ét hovedsprog er tillige indført i hele koncernen, nemlig engelsk. Før skulle de kinesiske medarbejdere agere i et it-system, hvor alt foregik på dansk. Og medarbejderne i Kina er kommet meget hurtigt ind i det nye system. Med Peter Weiss Borgens ord: ”Det er tillige vores
organisation derovre, vi kan takke for det. Systemet er relativt nemt at gå til, også for nye, men vores Kina-kontor på indkøbssiden var hurtig til at sætte sig ind i funktionerne. Support fra de danske superbrugere og en medarbejders arbejde i en uge i Kina sikrede en god opstart. Det skal understreges, at et godt forarbejde og gode procesbeskrivelser var grundlaget for succesen.”

Fordele man nødigt vil undvære, når de først er der

Alle medarbejdere har taget AX’en til sig og fået systemet rodfæstet, konstaterer Interstil-kollegerne, og selvom mange har været glade for den gamle XAL, ”… vil der i dag komme protester, hvis vi skulle tilbage til den,” lyder det samstemmende fra dem.

Med AX’en er fulgt fordele, som mange medarbejdere nødigt ville undvære, såsom den smidige synkronisering fra salg til indkøb samt nemmere EDI-integration (dataudveksling med kunderne),
der ikke blot har været på ønskesedlen internt i Interstil, men som også flere af de større kunder efterspørger, ”… da det alt andet lige er rarere at kunne indlæse en masse ordrer frem for at skulle
indtaste dem,” konkluderer Kaj Schougaard.

Dertil kommer en lettere reklamationsbehandling med færre fejlmuligheder. Tidligere kunne en sideplade blive afsendt i stedet for en topplade, sådanne fejl er helt elimineret, understreger han
og siger: ”Vi har brugt en del ressourcer på vores reklamationsbehandling. Den er blevet mere strømlinet og rigtig god.”

Fremtidssikret med plads til udvikling

Interstils AX 2012 har taget sin egne unikke form med en stor og nødvendig mængde møbelbranche-specifikke tilretninger. Men det udelukker ikke, at man også i organisationen kan se muligheder i at drage nytte af standardelementerne.

”Value adding.” Sådan lyder Peter Weiss Borgens vurdering af, at ’warehouse management’ er standard i AX-løsningen. Når Interstil endnu ikke allerede har denne del tilkoblet, skyldes det en ’et
skridt ad gangen-strategi’, men det er på tegnebrættet: ”I forhold til ’One Company Strategi’ giver dette system os en mulighed, der ikke var i det gamle. Vi har et 18.000 m2-stort lager med varer, der
bliver driftet fra et selvudviklet system, nu får vi muligheden for et system, der rummer det hele.” Flere ting vil, som også CFO Max Schaumann Thomsen peger på, komme til i den videre udvikling: ”At denne løsning giver os plads til at udvikle os, er vi ikke i tvivl om.” Hovedparten har været need to have-elementer, men i takt med at den daglige drift kører, frigiver det mulighed for nice to have, som fx kan bruges til at berige varerne med data. Kaj Schougaard spår endvidere, at en webløsning og www-salg kan blive et af de næste fremtidige projekter: ”Nu har jeg jo set nogle af de webshops, Datacon har lavet på AX’en, de er rigtig smarte med fuld integration, så man i bund og grund blot retter i AX’en, og så læser den det selv nede i databasen.”

Dygtige folk og stort commitment er vejen til succes

Den høje grad af medarbejderinddragelse, som Kaj Schougaard selv er et stærkt eksempel på, tilfører et stort ejerskab, hvor den enkelte medarbejder i stor udstrækning oplever, at han/hun er med til at skabe den nye ERP-løsning. Alle har været og er en del af det, taler om det i hverdagen, former og udvikler det. ”Nu har vi fået et system til hele firmaet, en møbel-løsning til vores forretning og virkelighed, som er realiseret med en seriøs projektledelse fra både Datacon og Interstil,” siger Max Schaumann Thomsen.

Dygtige folk, der kan forstå systemerne og forklare, hvad de vil have med et stort commitment, er kernen i at få sådan et projekt til at lykkes. Det skaber stolthed og ejerskab at være med til at sætte
sit præg på udviklingen og at få systemet til at virke, vurderer Max Schaumann Thomsen: ”De har nikket ’ja’ til hver detalje og sagt, ’sådan gør vi’. Alle har bakket fantastisk godt op og ageret som
superbrugere, kommet med indspark og arbejdet seriøst med i projekterne, når vi skulle ændre tingene. Og så er det en kæmpe fordel, at vi har haft Kaj (Schougaard) som en fri ressource til den
tekniske del og som oversætter til programmørerne.”

De 14 superbrugere var og er en integreret del af projektet både i at beskrive Interstils processer over for Datacon og i at teste det produkt, Datacon er kommet med. ”Det har klart været med til at gøre det til en succes, at der har været så mange, der har været så involveret i projektet. Implementeringen er blevet dyrere, og det har taget lidt længere tid, men vi har sammen lavet en større og bedre løsning,” lyder det fra CFO ved Interstil, Max Schaumann Thomsen.

Leveret og implementeret af Datacon:

Microsoft Dynamics AX 2012 tilpasset Interstils forretning

• Løsning til styring af direkte leverancer (FOB)
• Forecasting
• Kost- og salgspris-kalkulationsløsning
• Containerstyring
• Integration til e-commerce-løsning
• Integration til WMS-system
• EDI-løsning
• Kitting-løsning
• Reklamationsløsning
• BI-løsning
  • Disponeringsanalyser
  • Salgsanalyser
  • Indkøbsanalyser
  • Økonomianalyser og rapportering