Stabilitet og smart overblik til gavn for både arbejdsglæde og bundlinje
Nu har jeg hørt mig selv sige ’R3’ det seneste halvandet år. Nu har vi gjort det, og det virker!”
Sådan lyder det fra Søren Kristensen, Finans- og Administrationschef i kølegrossistvirksomheden H. Jessen Jürgensen A/S.
I juni 2012 stod han i spidsen for at indføre første version af AX2012 i koncernen, og som first mover på området fulgte de uundgåelige børnesygdomme, der trods ihærdige forsøg ikke helt har kunnet elimineres. Med AX-opgraderingen R3 har han nu via en proces, hvor stabilitet har haft første prioritet, fået styr på ERP-systemet.
Med det Søren Kristensen kalder en forholdsvis beskeden investering på cirka 500.000 kroner er virksomhedens fem danske afdelinger i 2016 kørt over på R3, der er stabil og ikke mindst smartere, hvilket allerede kort efter lancering bonner positivt ud såvel i regnskaberne som på medarbejdertilfredshedskontoen.
5 mio. kroner at hente på lagret
Smart Reservation, som er et intelligent lagerstyringssystem med trafiklys-overblik, er blandt andet en del af pakken. Det skal bidrage til, at sælgerne kan servicere kunden bedre, og endvidere skal det mindske lagerbindingen.
”Et optimistisk bud er, at vi kan nedbringe lagerværdien med fem til ti procent” forudsiger Søren Kristensen, hvilket i runde tal svarer til fem millioner kroner.
Opgraderingen var en nødvendighed. Der var funktioner, som man bare stod og ventede på, skulle virke. Og allerede i 2014 startede man internt i HJJ-organisationen med at planlægge processen, så den kunne foregå så smidig som muligt. Bagved lå en såkaldt ’cockpit-tankegang’ – Søren Kristensen forklarer:
Rød mand stå, grøn mand gå…
”Allerede ved de første tilretninger, var der fokus på, at man som bruger på én gang skulle have så mange oplysninger som muligt, uden at man skulle bevæge sig for meget rundt.”
Denne vision er man med R3 kommet i mål med. Og nogle af de første til at mærke det er virksomhedens sælgere, som i det øjeblik, de reserverer en vare, får besked på varens status via trafiklysoverblikket:
Er den rød, skal den købes hjem, gul betyder, at varen tages fra et fremtidigt køb, og varer med grøn status er tilgængelige. Det giver mening i hverdagen.
Før i tiden brugte medarbejderne i indkøb og logistik tid på at informere sælgerne om priser, leveringstider m.m. Nu sørger trafiklyset for denne del, og mens sælgerne nurser kunderne, kan indkøberne bruge tid på at blive endnu bedre til at købe ind.
”Det er klart, at det også kan være med til at styrke arbejdsmiljøet og arbejdsglæden, når indholdet i den enkelte medarbejders hverdag bliver mere meningsfyldt,” siger Søren Kristensen.
Rollesystemer, der tager udgangspunkt i sælgerens hverdag, er netop ved at blive testet. Konkret er det en skræddersyet startside, individuelt tilpasset til den ansatte. Siden skal i sin enkelthed gøre hverdagen nemmere. Tilsvarende er der fx lavet et nyt ’plukbillede’ specifikt til medarbejderne på lageret, hvor de går direkte til plukning og derved undgår at skulle ind i en salgsordre, når varerne skal plukkes til pakning og afsendelse.
”Vi forenkler medarbejdernes processer i AX’en med færre klik og ditto skærmbilleder og har regnet på, at det på lageret giver en tidsbesparelse på cirka en halv time om dagen totalt i afdelingen,” siger Søren Kristensen, der desuden har en forventning om, at færre klik også vil få fejlprocenten til at gå ned.
Genvej med 3.parts produkter
Arbejdet med at lægge rapporter op på ny har givet pote i form af bedre hastigheder. Det gælder eksempelvis, når der skal udskrives fakturaer, kontoudtog, pluksedler etc. ”Lasernet – det driller altid, men med en ny connector, har vi fået det til at fungere og forbedret hastigheden,” siger Søren Kristensen. Også data til salgsstatistikker m.m., som Søren Kristensen lægger i kuber og kører tal på to gange i døgnet, er blevet fl yttet med over i R3. Lutter positive tilbagemeldinger har han fået, også på overgangen fra det gamle til det nye:
”Der er ros til Smart Reservation, fordi det giver overblik, og superbrugerne fra salg synes, det ser godt ud. Datacon er gode til at vejlede om, hvad der fi ndes af 3.parts produkter i stedet for, at vi skal bruge en masse tid og ressourcer på kodning. Det højner troværdigheden i samarbejdet,” lyder det fra Søren Kristensen, der forklarer, at det var Datacon i tæt samarbejde med it-afdelingen ledet af It-chef Jesper Harden, der udvalgte tilretninger og fik dem kodet op til det nye system – ”Datacon stod eksempelvis også for udvikling af et nyt cylinder/flaske-system i et serienummersystem, som var standard i AX i forvejen. Derved kunne vi undgå en masse ekstra tilretninger, som tillige gør det nemmere at opgradere i fremtiden.”
Selve opgraderingen blev dirigeret af Datacon: Det gamle AX-system blev lukket ned, data blev indlæst i det nye, og efter generalprøven overtog R3 støt og roligt dagens mange it-gøremål.
Overgang med ro i maven
”Jeg havde ro i maven. Oplevelsen i forhold til sidst, hvor vi var first mover, er helt anderledes – nu er konsulenterne på hjemmebane, det var de ikke for 4 år siden,” siger han med et smil. Et langt stykke hen ad vejen har HJJ’s it-afdeling med It-chef Jesper Harden i spidsen defineret rammerne omkring opgraderingen – ”…men Datacon er vores sikkerhed for, at den løsning, vi har planlagt, er rigtig. De laver det, vi ikke selv kan løfte,” fortæller Finans- og administrationschef Søren Kristensen.
”Et optimistisk bud er, at vi kan nedbringe lagerværdien med fem til ti procent.” Søren Kristensen, Finans- og Administrationschef i H. Jessen Jürgensen A/S.
Trafiklys giver overblik
Smart Reservation er en intelligent løsning til allokering af varer, der ikke blindt beslaglægger lagerbeholdningen til førstkommende salgsordrer uden hensyn til leveringsdatoer. Smart Reservation beregner ud fra salgsordrens leveringsdato, hvordan den optimale opfyldelse af denne bør være.
HJJ-opgradering fra AX2012 til R3
I december 2016 har det kørt i cirka tre måneder i 4 ud af 5 afdelinger. Investeringsomfang: kr. 300.000 til kr. 500.000.
3.PARTS PRODUKTER
- Smart Reservation
- Lasernet Connector
- AMC Banking
