Økonomidirektør Christina Uldal Harpsøe:”Vi forventer, at vores processer bliver mere effektive”
Siden Hans Christian Munck som 20-årig i 1988 investerede i sine første maskiner til asfaltering og til sidste års omsætningsrekord på over tre milliarder kroner, har Munck været en virksomhed, præget af kontinuerlig vækst og opkøb. I 2005 overtog Munck Tarco-koncernen med 350 ansatte og et par år efter Skanska Forsyningsledninger i Danmark med 600 ansatte. Hertil kommer en lang række mindre opkøb og spredning af aktiviteter ud over landets grænser med Bangladesh i øst og Thule Air base højt mod nord som de geografiske yderpunkter.
Over årene er virksomhedens ERP-system i form af flere versioner af Dynamics AX – senest AX 2012 – fulgt godt med, når det gælder de basale funktioner. Men det stod mere og mere klart, at et efterhånden utidssvarende system med mange tilretninger, som ikke længere var understøttet af Microsoft, måtte have en afløser.
Derfor besluttede Munck i 2020 at opgradere til AX-afløseren Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Datacon blev valgt til at forestå sparring, projektstyring, udvikling og implementering.
Lanceringen af det nye ERP-system er planlagt i faser, og et af driftsselskaberne er gået Live på den nye platform.
”Det er min forhåbning, at vi får mere effektive processer. Jeg tror også, vi kommer til at opleve besparelser gennem automatisering af arbejdsgange, og fordi vi gør tingene på samme måde på tværs af Munck Gruppen”, tilføjer hun og understreger, at selskaberne fortsat skal arbejde forskelligt, hvor det giver mening.
”Generelt skal vi af med mange af de manuelle processer – og gøre tingene smartere. Det tror jeg, at vores nye løsning kommer til at underbygge,” siger Christina Uldal Harpsøe.
Stærkt standardsystem med få udvidelser og velovervejede integrationer
Munck valgte at gå grundigt til værks, nu da virksomhedens fremtidige IT-fundament skulle støbes.
”Vi besluttede os for den ”dyre” løsning, hvor vi nærmest startede helt forfra i forhold til processer og data. Og vi stillede os selv spørgsmålet: Hvad er den bedste måde at styre hele forretningen på?” fortæller Christina Uldal Harpsøe.
Her kom det hurtigt til et opgør med den hidtidige praksis, hvor ny funktionalitet blev udviklet i AX-systemet, nærmest hvis der blot var en, der bad om det.
”Vi havde et ønske om at være mere stringente og bruge standardsystemet så meget som overhovedet muligt. Omvendt ville vi gerne fortsætte med at udvikle løsninger, som understøttede forretningen bedre end standard.”
”Vi valgte at fortsætte med vores laboratoriemodul til asfalt og gøre det endnu stærkere i dialog med Datacon. Her var vores vurdering, at denne funktionalitet fortsat skulle ligge som en udvidelse i ERP-systemet,” fortæller Christina Uldal Harpsøe.
Men i øvrigt har Munck valgt at køre med udvalgte løsninger i integration med Dynamics 365. Det gælder for eksempel Lessor lønsystemet, ProMark tidsregistrering og Danvægt.
Opgraderinger uden omkostninger i cloud
Munck har hidtil haft alle sine systemer on-premise.
”Men vi havde ikke nok serverkapacitet til den nye løsning og var derfor nødt til at investere, hvis vi skulle fortsætte på samme måde,” siger Christina Uldal Harpsøe.
Munck opsøgte andre virksomheder i netværket for at høre om deres erfaringer med cloud, og det medvirkede til, at valget til sidst faldt på denne løsning.
Foruden besparelser på serverkontoen forventer Christina Uldal Harpsøe at opnå nogle fordele i cloud.
”Opgraderinger til nye versioner har jo hidtil været en bekostelig affære. Nu opdaterer Microsoft systemet uden omkostning for os, og vi får løbende ny og forbedret funktionalitet. Det lyder som en god idé, og jeg ser frem til at se, hvordan det fungerer.”
Nemmere at sammenligne data på tværs af selskaber
Som et led i projektet blev der iværksat en omfattende ”datavask”, og data helt fra 2001 blev parkeret i det gamle system.
Det vil blandt andet betyde, at det bliver hurtigere at arbejde med analyse og BI, fordi systemerne ikke skal stå og ”tygge sig igennem” store datamængder, som Christina Uldal Harpsøe udtrykker det.
”Der er også oprettet en fælles kontoplan for alle selskaber, og jeg har en forventning om, at det vil gøre det nemmere at lave analyser på tværs af koncernen.”
”Vi får formentlig frigivet tid, som vi så kan bruge på at træffe de rigtige valg, og analyserne vil i højere grad end tidligere hjælpe os med at vurdere, hvad der er det rigtige at gøre,” siger Christina Uldal Harpsøe.
Den nemmere økonomiopfølgning betyder, at projektlederne i højere grad vil gå ind og se status på et projekt, når der eksempelvis er noget, der undrer dem.
”Her kommer vi også til at spare tid, og den tid kan vi bruge på produktionen i stedet for,” siger Christina Uldal Harpsøe.
Overgangen til Dynamics 365 har betydet, at Munck er begyndt at benytte Power BI, der blandt andet udmærker sig ved at præsentere data på overskuelige dashboards.
”Datacon er gode til at udfordre os”
Som andre selskaber, der står over for en stor IT-investering, valgte Munck at undersøge markedet for danske ERP-leverandører.
”Datacon havde været vores faste partner i en årrække, og efter samtaler med forskellige leverandører blev konklusionen, at Datacon passer bedst til os,” fortæller Christina Uldal Harpsøe.
”Vi var lidt i tvivl om, hvorvidt de andre leverandører forstod kompleksiteten i vores forretning. Og så vil vi gerne være meget løsningsorienterede i stedet for procesorienterede, og det lever Datacon til fulde op til: Vi kigger på problemet sammen, og så få vi det løst!”
”Datacon er gode til at udfordre de valg, vi træffer, og fortælle, hvordan vi kan gøre det anderledes, og de gør det på en god måde.”
Efter ”go live” med den nye løsning har Datacon’s løsningsarkitekt, Thomas Højris, siddet hos Munck en dag om ugen for at kunne hjælpe medarbejderne i gang med det nye system og være let tilgængelig for spørgsmål.
”Det har været super godt og har givet en hurtigere fremdrift, når brugerne er blevet guidet i de nye arbejdsgange,” siger Christina Uldal Harpsøe.
Økonomidirektøren forventer, at alle selskaber i Munck Gruppen er på den nye løsning ved udgangen af september inden starten på det nye regnskabsår i oktober.
