Business Intelligence – Målet var at vende 80/20-Reglen på hovedet

Munck Gruppen a/s er vokset betydeligt, siden det første selskab i gruppen blev etableret i 1988. Det hele begyndte med asfalt og omhandler i dag hele 6 datterselskaber, blandt andet Munck Forsyningsledninger a/s, Munck Havne & Anlæg a/s samt en virksomhed i Polen.

Mange medarbejdere og flere forretningsområder stiller selvklart store krav til økonomistyring og rapportering. Indhentning af data fra Dynamics AX og tastearbejde havde således primo 2013 nået et niveau, hvor Anders Winther Pedersen, Intern Projektleder i moderselskabet, Munck Gruppen a/s, sammen med Økonomichef, Johnny Bang Hansen, i Munck Forsyningsledninger a/s valgte at stoppe op for at gøre status.

”Vi kiggede hinanden i øjnene – nu skulle vi have en hudløs ærlig vurdering af, hvor meget tid der gik med dataindsamling i forhold til databearbejdning,” fortæller Anders Winther Pedersen.

Resultatet var, ikke uventet, at man i koncernen brugte 80 procent af tiden på at indsamle data, og bare 20 procent af den dyrebare tid gik på at bearbejde det indsamlede datamateriale.

”Det har været tung proces at generere rapporterne, og det tog for lang tid at få resultaterne,” fastslår Johnny Bang Hansen.

Første delmål er nået

Første step med implementering af finanskube er tæt på afsluttet. Økonomichefen er meget tilfreds og mener, at målet om 20/80-forholdet mellem indsamling og bearbejdning af data er nået.

”Med kuberne har vi resultaterne med det samme og kan i princippet arbejde med dem i det øjeblik, der klikkes på musen. Vi er meget tilfredse, og der åbner sig flere og flere muligheder, vi ikke selv har kunnet tænke os til inden,” siger Johnny Bang Hansen.

Begge er de overbeviste om, at der ligger flere ekstragevinster i BI-løsningen, ikke mindst i projekt-kuben, som vil blive forløst i samarbejde med Datacon. ”Datacon har nogle superdygtige specialister, der kan vise os vejen fra kuben over i Excel,” lyder det samstemmende.

Excel – en velkendt brugergrænseflade

I Munck ønsker man, at tal fra kuberne præsenteres i Excel, så det danner grundlaget for den måde, der fremadrettet arbejdes med økonomi på. Økonomichef, Johnny Bang Hansen, sammenligner med husbyggeri – det er vigtigt, at fundamentet er i orden.

”Muligheden for at arbejde videre med udtræk fra kuberne i Excel er rigtig stærkt, fordi Excel for os er en velkendt brugergrænseflade, hvor vi har styr på at validere kvalitet og datadisciplin, inden vi eventuelt går videre med et mere avanceret BI-system.”

Og der er store forventninger til næste skridt, som er projektkuben – ”her hopper vi helt ned i suppedasen,” lyder det fra Økonomichefen, der isoleret set er på vej til at gøre sig selv arbejdsløs, fordi tiden til dataindsamling er blevet kraftigt minimeret.

”Nu får mine kolleger og jeg meget mere tid til at skabe værdi og handle proaktivt,” siger han og forklarer, at den nye og hurtigere indsigt skal gøre dem bedre til at se, hvor kæden hopper af, at opdage det i tide og finde løsninger, der bringer virksomheden videre.

”I vores branche sker der hele tiden ting, vi ikke kan være på forkant med. Det kan fx være en forkert sammensætning af materiale i et givent projekt, der opdages via de nye analysemuligheder, eller det kan helt enkelt være, at det bliver klart, at det er tilstrækkeligt at bruge en lille lastbil frem for en stor.”

Samlet set giver det et bedre overblik, færre tastefejl og flere detaljerede oplysninger, også på tværs af afdelinger.