Investeringen tjener sig hurtigt hjem
”Med 1,2 mia. indkøb, fordelt på 64 butikker, skal der ikke meget til for at optimere – bliver varemodtagelsen bare en smule billigere end i dag, er der måske sparet et to-cifret millionbeløb.” Sådan lyder det fra Regnskabschef ved KNI A/S,Per Jensen.
KNI er i tæt samarbejde med Datacon i fuld gang med at implementere den nyeste version af Microsoft Dynamics, og det er denne proces, der dels skal give besparelser i millionklassen og optimere forretningsprocesserne i KNI.
Dynamics 365 erstatter AX 4.0, fordi der i KNI er behov for at løfte ERP-systemet op på en platform, som også virker om ti år. Regnskabschef, Per Jensen, forklarer:
”Det er ikke muligt i det nuværende system. Vi var forudseende for 12-13 år siden, og det kører upåklageligt, men teknologien flytter sig, og AX 4.0 kan ikke give os det, vi har brug for i dag.”
Mod horisonten med økonomisk bonus og bedre arbejdsmiljø
Investering i ERP-systemet er en del af KNI’s firstrengede strategi ved navn Killingusaaq, som betyder ’mod horisonten’. IT-systemets primære opgave er at bakke op om strategien. Datacons rolle som IT-leverandør er således at designe systemet til at kunne understøtte koncernens mange arbejdsprocesser.
Til det har KNI valgt en løsning, som efter planen vil give økonomisk bonus og samtidig gøre det lettere og mere motiverende at være ansat i virksomheden, der beskæftiger over 1.000 medarbejdere.
Per Jensen forklarer:
”Strategien er ikke styret af, hvad vi kan ERP-mæssigt, derimod skal systemet være medvirkende til, at strategien lykkes. Og det ved vi, at 365 kan løfte. Det er det unikke ved Datacon. De forstår, at det er arbejdsgangene, der er interessante, i stedet for at insistere på at gennemføre deres egne idéer. Programmørerne forstår, hvilke behov vi har.”
Alt er automatiseret. Nu handler det om processerne, hvor de to kolleger forventer, at der kan spares betydelige beløb. Der er flere åbenlyse processer, hvor der er penge at hente – ”investeringen tjener sig meget hurtigt ind, og vi taler ikke årevis,” kommer det fra Anders Gregers Ratzow.
Eksempel: Om det tager 4 minutter eller 30 sekunder at oprette en vare – er af stor betydning, når der i KNI oprettes i størrelsesordenen af 50.000 varer om året. Kan dette reduceres med flere minutter, er en af de store økonomiske besparelser i hus. Det grundige forarbejde, der har foregået de seneste to år, har afdækket et stortpotentiale af mange lignende eksempler på arbejdsprocesser, som hver eneste er blevet gennemsøgt for lavthængende frugter.
Kvalitet er vigtigere end tid
Det er ikke tiden, fortæller Per Jensen, men kvaliteten, der er vigtig. Intet bliverbedre af at være underlagt et tidspres. At gøre det rigtigt har derfor førsteprioritet i KNI’s ERP-projekt:
”Datacon står på mål for denne tilgang. De forstår, at vi ikkekan lægge forretningen til siden. Den skal køre i hverdagen.”
I et område, der er 50 gange Danmarks størrelse med en kompleks infrastruktur viasøkabel, radiokæde og satellit, der formodentlig ikke findes lignende andre steder iverden, og vejrsituationen som joker – ”er det helt afgørende for os, at vi har enstærk ERP-partner, som kan løfte sådan en proces,” supplerer IT-chef, AndersGregers Ratzow.
Logistikken i Grønland ER kompleks. Nogle steder forsyner KNI bosteder med 20 indbyggere. Og der er områder, som kun kan nås med skib to gange om året, hvilket betyder, at man skal lave helt præcise bestillinger af varer:
”Vi kan ikke miste en last, når der først er skib igen 10 måneder efter. Den ekspertise har Datacon oparbejdet hos os igennem årene. De forstår alvoren af det her.”
Det bliver sjovere at gå på arbejde
Med det nye system reduceres det administrative arbejde omkring fx varemodtagelse, fakturering o.l., og dermed frigives tid til den del af jobbet, der er meningsfuldt for såvel medarbejderne ude i bygderne som på servicekontoret, hvor 100 medarbejdere er beskæftiget.
Fremtidssikring via dialog
Hvordan fremtidssikrer man en så omfattende IT-investering, som den KNI står midt i? Det sker via dialog, mener Regnskabschef, Per Jensen, hvor man sammensøger at finde svarene på, dels hvordan samfundet udvikler sig, og dels på hvilkeudfordringer der kan ligge i horisonten.
”Det vurderer vi i samarbejde med Datacon. Men størst er vores fokus på, hvordan vi kan udnytte vores ressourcerbedre, arbejde smartere og opnå bedre transparens.”
Start med det, der giver størst benefit
Der arbejdes med at blive bedre til både at støtte op om det gode arbejdsmiljø og blive endnu bedre til at tjene penge.
”Vi ved, at der er processer i KNI, der er dyre, fx varemodtagelse, måden vi håndterer logistikken til byer og bygder på, usikkerhed om hvorvidt det er de rigtige varer, der kommer frem m.m. Med 1,2 mia. indkøb, fordelt på 64 butikker, skal der ikke meget til for at optimere. Bliver varemodtagelsen bare en smule billigere end i dag, er der et to-cifret millionbeløb at hente”, vurderer Per Jensen.
Anders Gregers Ratzow er enig:
”Vi har store forventninger til optimering på logistik og varemodtagelse. Vi omsætter for 2,5 mia., og kan vi optimerebare én procent, er det betydeligt.”
Implementeringen af Microsoft Dynamics 365 forventes at være sluttet vedudgangen af 2021, og vejen dertil er delt op i faser, hvor de første udgør de dele afforretningen med størst benefit – varemodtagelse, scanning af varer, registrering afkøb og fakturering af købte varer.
FAKTA:
Som del af et større procesprojekt, har KNI valgt at implementere den nyeste og mest innovative teknologi på markedet, som netop Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations tilbyder.
KNI har valgt en Local Business Data (On-premise) løsning, blandt andet på grundaf de grønlandske netværksforhold. På cloud-versionen er du afhængig af en stabilog tilstrækkelig hurtig adgang til Microsofts datacenter, mens du på on-premisekun er afhængig af kvaliteten af netværksadgangen lokalt.
Datacon har leveret løsninger til KNI igennem snart 25 år. Takket være det mangeårige tætte samarbejde har vi, udover et stort kendskab til detailbranchen, stor fortrolighed med KNI’s krav og behov samt de grønlandske forhold.
